Krótka odpowiedź

Dobrze zaplanowany zapas artykułów jednorazowych powinien wystarczyć na bieżącą pracę salonu, okres pomiędzy kolejnymi dostawami oraz niewielką rezerwę bezpieczeństwa. Nie oznacza to jednak, że najlepszym rozwiązaniem jest wypełnienie magazynu kartonami rękawiczek, podkładów, ręczników i innych materiałów na kilka miesięcy do przodu.

Najlepszą podstawą planowania jest rzeczywiste zużycie.

Jeżeli wiadomo, ilu klientów salon obsługuje miesięcznie i ile sztuk danego materiału przeciętnie zużywa się podczas jednej usługi, można znacznie dokładniej określić moment kolejnego zamówienia.

Dzięki temu zakupy przestają być reakcją na pustą półkę, a stają się przewidywalnym elementem zarządzania salonem.

Dlaczego artykuły jednorazowe warto traktować jak zapas operacyjny?

Kosmetyki, urządzenia i wyposażenie gabinetu łatwo uznać za istotne elementy prowadzenia salonu. Materiały jednorazowe bywają natomiast traktowane jako drobiazgi, które „po prostu się dokupuje”.

Problem staje się widoczny dopiero wtedy, gdy któregoś produktu zabraknie.

Brak odpowiedniego materiału może utrudnić wykonanie zaplanowanej usługi, zmusić do awaryjnego zakupu w wyższej cenie albo wymagać zastosowania innego produktu niż ten, na którym personel pracuje na co dzień.

Dlatego podstawowe materiały eksploatacyjne należy traktować jako zapas operacyjny.

Nie chodzi o tworzenie ogromnego magazynu. Chodzi o utrzymywanie takiej ilości produktów, aby normalna działalność salonu nie zależała od tego, czy kurier przyjedzie dzisiaj czy dwa dni później.

Zacznij od rzeczywistego zużycia, nie od wielkości opakowania

Jednym z najprostszych błędów jest planowanie zakupów na podstawie liczby opakowań.

„Zużywamy około trzech paczek miesięcznie” brzmi jak konkretna informacja, ale może być bardzo niedokładna.

Opakowania różnych producentów mają różną liczbę sztuk. Zmiana produktu może więc całkowicie zaburzyć takie wyliczenie.

Znacznie lepszą jednostką jest rzeczywista liczba zużywanych sztuk.

Jeżeli salon wykonuje 200 określonych usług miesięcznie, a podczas każdej z nich przeciętnie wykorzystuje dwa egzemplarze danego materiału, podstawowe miesięczne zapotrzebowanie wynosi około 400 sztuk.

Dopiero na tej podstawie warto przeliczać zapotrzebowanie na opakowania zbiorcze.

Taki sposób planowania pozwala również porównywać produkty różnych dostawców.

Ile materiałów naprawdę zużywa jeden zabieg?

Teoretyczna norma i rzeczywiste zużycie nie zawsze są identyczne.

Można założyć, że podczas zabiegu wykorzystywany jest jeden ręcznik, ale w praktyce personel regularnie sięga po drugi. Można również przyjąć jedną parę rękawiczek, chociaż specyfika usługi wymaga ich zmiany w trakcie pracy.

Dlatego najlepsze dane pochodzą z obserwacji własnego salonu.

Przez kilka tygodni można sprawdzać, jak szybko zmniejsza się zapas najczęściej używanych produktów. Nie trzeba przy tym tworzyć skomplikowanego systemu informatycznego.

W niewielkim gabinecie wystarczy prosta tabela zawierająca stan początkowy, dostawy oraz stan na koniec tygodnia.

Po miesiącu pojawia się znacznie lepszy obraz rzeczywistego zapotrzebowania.

Zapotrzebowanie nie jest takie samo przez cały rok

Średnie miesięczne zużycie jest dobrym punktem wyjścia, ale nie powinno być traktowane jako stała wartość.

Salony beauty często pracują sezonowo.

Przed świętami, wakacjami, sylwestrem czy okresem uroczystości rodzinnych liczba rezerwacji może wzrastać. W innych miesiącach obłożenie spada.

Jeżeli zamówienia są zawsze identyczne, w sezonie może zabraknąć materiałów, a poza nim magazyn zacznie się niepotrzebnie zapełniać.

Warto więc porównywać zużycie z liczbą wykonanych usług.

Dzięki temu można zauważyć, że wzrost zużycia nie wynika z mniejszej wydajności produktu, lecz po prostu z większej liczby klientów.

Jeszcze lepszym rozwiązaniem jest wykorzystanie danych z poprzedniego roku. Jeżeli wiadomo, że w listopadzie i grudniu liczba wizyt regularnie rośnie, zapas można zwiększyć odpowiednio wcześniej.

Czym jest zapas bezpieczeństwa?

Zapas bezpieczeństwa to dodatkowa ilość materiału utrzymywana na wypadek sytuacji, których nie da się dokładnie przewidzieć.

Może przydać się, gdy:

• dostawa się opóźni,
• liczba klientów nagle wzrośnie,
• pojawi się większe zużycie podczas określonych zabiegów,
• dostawca chwilowo nie będzie posiadał produktu,
• część materiałów okaże się uszkodzona lub nieprzydatna.

Nie istnieje jedna uniwersalna liczba odpowiednia dla wszystkich salonów.

Gabinet znajdujący się w dużym mieście, mający dostęp do kilku dostawców realizujących przesyłki w ciągu jednego dnia, może utrzymywać mniejszą rezerwę niż salon korzystający z jednego specjalistycznego dostawcy.

Znaczenie ma również krytyczność produktu.

Brak materiału, bez którego nie można prawidłowo wykonać zabiegu, jest znacznie poważniejszy niż brak produktu mającego kilka łatwo dostępnych zamienników.

Punkt ponownego zamówienia – prosty sposób na uniknięcie pustej półki

Najważniejszym momentem nie jest dzień, w którym produkt się kończy.

Zamówienie powinno zostać złożone wcześniej.

Do określenia tego momentu można wykorzystać prostą zasadę:

punkt zamówienia = zużycie podczas oczekiwania na dostawę + zapas bezpieczeństwa.

Załóżmy, że salon zużywa średnio 20 sztuk danego materiału dziennie.

Dostawa trwa zazwyczaj trzy dni.

W czasie oczekiwania salon wykorzysta więc około 60 sztuk. Jeżeli dodatkowo utrzymywana jest rezerwa wynosząca 40 sztuk, kolejne zamówienie powinno zostać złożone w momencie, gdy stan magazynowy zbliży się do około 100 sztuk.

To znacznie bezpieczniejsze niż zasada „zamawiamy, gdy zostanie ostatnie opakowanie”.

Dlaczego zbyt duży zapas również jest problemem?

Skoro braki są niebezpieczne, można dojść do wniosku, że najlepiej kupować jak najwięcej.

Takie podejście rozwiązuje jeden problem, ale tworzy kilka kolejnych.

Po pierwsze, zapas zamraża pieniądze.

Kilka tysięcy złotych znajdujących się w kartonach na półkach magazynowych nadal jest kapitałem firmy, którego nie można wykorzystać do innych celów.

Po drugie, potrzebna jest przestrzeń.

W małych gabinetach każdy metr ma znaczenie. Nadmierne zapasy szybko zaczynają trafiać do przypadkowych szafek, pomieszczeń gospodarczych czy miejsc nieprzeznaczonych do właściwego przechowywania.

Po trzecie, produkty mają określone warunki przechowywania, a część z nich również termin przydatności lub zalecany okres użytkowania.

Kupowanie ogromnej ilości tylko dlatego, że duży karton był tańszy, nie zawsze jest więc realną oszczędnością.

Rabat ilościowy – kiedy rzeczywiście się opłaca?

Duże opakowania i rabaty ilościowe mogą znacząco obniżyć koszt jednostkowy. W salonie o wysokim i stabilnym zużyciu często jest to rozsądne rozwiązanie.

Trzeba jednak policzyć, jak szybko zapas zostanie wykorzystany.

Jeżeli miesięcznie zużywa się 1000 sztuk produktu, zakup kartonu zawierającego 3000 sztuk oznacza około trzy miesiące zapasu.

Jeśli zużycie wynosi 100 sztuk miesięcznie, ten sam karton wystarczy na dwa i pół roku.

Cena jednej sztuki może być identyczna, ale sens ekonomiczny zakupu jest zupełnie inny.

Rabatu nie należy więc analizować w oderwaniu od rotacji produktu.

Najtańszy zakup jednostkowy nie zawsze oznacza najlepszą decyzję magazynową.

Produkty szybko i wolno rotujące

Nie wszystkie materiały powinny być zamawiane według tej samej zasady.

Produkty wykorzystywane praktycznie przy każdym kliencie mają wysoką rotację. Ich zużycie jest stosunkowo łatwe do przewidzenia i właśnie tutaj większe opakowania zbiorcze mogą być najbardziej uzasadnione.

Inaczej wygląda sytuacja z materiałami potrzebnymi wyłącznie przy rzadziej wykonywanych zabiegach.

Jeżeli produkt jest wykorzystywany kilka razy w miesiącu, utrzymywanie kilku kartonów zapasu nie ma większego sensu.

Dobrym rozwiązaniem jest więc podzielenie materiałów na trzy grupy:

wysoka rotacja – podstawowe materiały zużywane codziennie,

średnia rotacja – produkty używane regularnie, ale tylko przy wybranych usługach,

niska rotacja – specjalistyczne materiały wykorzystywane sporadycznie.

Taki prosty podział ułatwia ustalenie różnych poziomów zapasu.

FIFO – prosta zasada, o której łatwo zapomnieć

Przy każdej kolejnej dostawie pojawia się pytanie: gdzie umieścić nowe opakowania?

Jeżeli trafiają przed starszy zapas, personel będzie automatycznie sięgał po najnowsze produkty. Starsze mogą przez wiele miesięcy pozostawać z tyłu szafki.

Dlatego warto stosować zasadę FIFO – First In, First Out, czyli „pierwsze weszło, pierwsze wyszło”.

Starsze partie powinny być zużywane przed nowszymi.

W praktyce nie wymaga to specjalnego systemu. Często wystarczy podczas przyjmowania dostawy przesunąć starsze opakowania do przodu, a nowe umieścić za nimi.

Ta drobna czynność pozwala utrzymać prawidłową rotację magazynu.

Jeden dostawca czy kilku?

Stała współpraca z jednym dostawcą upraszcza zakupy. Personel zna produkty, numery katalogowe, ceny i sposób składania zamówienia.

Pełne uzależnienie się od jednego źródła może jednak powodować problemy w przypadku chwilowego braku produktu.

Dlatego przy najważniejszych materiałach warto wiedzieć, gdzie można kupić odpowiednik w sytuacji awaryjnej.

Nie oznacza to konieczności regularnego zamawiania wszystkiego w kilku miejscach. Wystarczy wcześniej sprawdzić dostępność alternatywy.

Awaryjny dostawca jest najbardziej potrzebny właśnie wtedy, gdy nie ma czasu na jego szukanie.

Kiedy zamiennik nie jest dobrym zamiennikiem?

W arkuszu magazynowym dwa produkty mogą wyglądać identycznie: „ręcznik”, „podkład”, „rękawiczki”.

W praktyce różnice jakościowe mogą mieć duże znaczenie.

Zmiana rozmiaru, materiału, chłonności, wytrzymałości lub konstrukcji może wpływać na sposób wykonywania usługi i liczbę zużywanych sztuk.

Dlatego nie warto tworzyć planu awaryjnego polegającego wyłącznie na znalezieniu najtańszego produktu o podobnej nazwie.

Jeżeli dany materiał jest ważny dla pracy salonu, zamiennik najlepiej przetestować wcześniej.

Jak często kontrolować magazyn?

Codzienne liczenie każdej sztuki zwykle nie ma sensu.

Znacznie praktyczniejsza jest regularna kontrola najważniejszych materiałów.

W małym salonie można robić ją raz w tygodniu, na przykład zawsze w poniedziałek rano. Przy dużej rotacji wybranych produktów kontrola może być częstsza.

Najważniejsza jest regularność.

Jeżeli stan magazynu sprawdzany jest przypadkowo, zazwyczaj dzieje się to dopiero wtedy, gdy ktoś zauważy ostatnie opakowanie.

Stały dzień kontroli zmienia magazynowanie z reakcji na problem w normalną procedurę firmy.

Prosty arkusz może wystarczyć

Salon nie musi inwestować w rozbudowane oprogramowanie magazynowe, aby lepiej planować jednorazówki.

Na początek wystarczy arkusz zawierający:

• nazwę materiału,
• jednostkę lub liczbę sztuk w opakowaniu,
• średnie miesięczne zużycie,
• aktualny stan,
• minimalny poziom zapasu,
• typowy czas dostawy,
• nazwę podstawowego dostawcy.

Po kilku miesiącach można dodać historię zużycia i sezonowość.

Największą wartością takiego arkusza nie jest jednak sama tabela. Jest nią wiedza, którą salon zaczyna gromadzić o własnym sposobie pracy.

Jak znaleźć produkty, które generują niepotrzebne koszty?

Kontrola magazynu może ujawnić znacznie więcej niż tylko moment kolejnego zamówienia.

Czasami okazuje się, że określony produkt zużywany jest znacznie szybciej, niż zakładano.

Wtedy warto sprawdzić dlaczego.

Być może zmieniła się liczba klientów. Być może personel wykorzystuje więcej sztuk podczas jednego zabiegu. Możliwe również, że zmieniony produkt jest mniej wydajny od poprzedniego.

W ten sposób dane magazynowe zaczynają wspierać analizę kosztów.

Zamiast pytać wyłącznie „ile kosztuje paczka?”, można zapytać: ile tego produktu rzeczywiście zużywamy na 100 wykonanych usług?

To znacznie bardziej wartościowa informacja biznesowa.

Najczęstsze błędy przy planowaniu zapasów

Pierwszym jest zamawianie „na oko”. Przez kilka miesięcy może działać, dopóki liczba klientów pozostaje stabilna i dostawca realizuje przesyłki bez opóźnień.

Drugim jest nadmierne wykorzystywanie promocji. Informacja „20% taniej przy zakupie pięciu kartonów” brzmi atrakcyjnie, ale nie ma znaczenia, jeżeli jeden karton wystarcza salonowi na pół roku.

Trzecim jest brak rotacji. Nowe produkty ustawiane przed starymi prowadzą do gromadzenia zapomnianych opakowań.

Czwartym jest brak rezerwy dla materiałów krytycznych.

Piątym – jednakowe traktowanie wszystkich produktów. Materiał zużywany kilkaset razy w miesiącu wymaga innej polityki zakupowej niż akcesorium używane podczas trzech zabiegów.

Jak stworzyć prosty system zamówień?

Najlepiej zacząć od kilkunastu najczęściej wykorzystywanych materiałów.

Dla każdego należy określić przeciętne zużycie, czas dostawy oraz minimalny zapas.

Następnie można ustalić stały dzień kontroli magazynu.

Podczas kontroli nie trzeba od razu składać zamówienia na każdy produkt. Wystarczy porównać aktualny stan z ustalonym punktem ponownego zamówienia.

Po kilku miesiącach wartości warto skorygować.

System powinien opierać się na rzeczywistej pracy salonu, a nie na założeniach zapisanych pierwszego dnia.

Podsumowanie

Planowanie zapasów artykułów jednorazowych nie polega na kupowaniu jak największej ilości produktów ani na czekaniu, aż ostatnie opakowanie zostanie otwarte.

Najlepszym punktem wyjścia jest rzeczywiste zużycie.

Warto wiedzieć, ile materiału przypada na określoną liczbę zabiegów, jak długo trwa dostawa oraz jak duża rezerwa jest potrzebna w przypadku produktów kluczowych dla pracy salonu.

Jednocześnie nadmierny zapas również generuje koszty. Zamraża pieniądze, zajmuje miejsce i utrudnia prawidłową rotację.

Dobrze zarządzany magazyn znajduje się pomiędzy tymi skrajnościami.

Materiały są dostępne wtedy, gdy są potrzebne, ale nie zalegają miesiącami w przypadkowych szafkach. Zamówienia wynikają z danych, a nie z przypomnienia pracownika, że właśnie otwarto ostatnią paczkę.

I właśnie wtedy zarządzanie artykułami jednorazowymi przestaje być drobną czynnością zakupową, a zaczyna realnie wspierać organizację i rentowność salonu.

FAQ